Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) mang lại nhiều lợi ích quan trọng như tối ưu quy trình đặt phòng, nâng cao hiệu quả vận hành lễ tân, quản lý buồng phòng, kiểm soát chi tiêu và xuất hóa đơn nhanh chóng. Ngoài ra, PMS còn giúp tối ưu doanh thu, chăm sóc khách hàng, đảm bảo an ninh dữ liệu, đồng bộ kênh OTA và cung cấp báo cáo trực quan. Một phần mềm quản lý khách sạn hiện đại cần có các tính năng cốt lõi như quản lý lễ tân, buồng phòng, kênh phân phối, công cụ đặt phòng trực tiếp, quản lý hóa đơn, thanh toán và hệ thống báo cáo phân tích.
Khi lựa chọn PMS, cơ sở lưu trú cần cân nhắc quy mô, nhu cầu, nền tảng (Cloud hay On-premise), tính năng, khả năng tích hợp, chi phí và dịch vụ hỗ trợ. SetupOTA là đơn vị tư vấn độc lập chuyên triển khai PMS và tối ưu kênh OTA. SetupOTA giúp cơ sở lưu trú phân tích nhu cầu, lựa chọn PMS phù hợp, đồng thời hỗ trợ tối ưu hiển thị và chiến lược giá trên các OTA.
Lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý khách sạn
Việc triển khai phần mềm quản lý khách sạn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp tối ưu vận hành và tăng doanh thu bền vững.
Tối ưu quy trình đặt phòng
Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) giúp bạn tập trung toàn bộ booking từ nhiều nguồn (OTA, website, đại lý du lịch, trực tiếp) trên room calendar.
Nâng cao hiệu quả vận hành của bộ phận lễ tân
Check-in, check-out chỉ với vài thao tác nhanh gọn, giảm thời gian chờ. Tất cả thông tin (họ tên, số điện thoại, email, lịch sử lưu trú…) sẽ lưu trữ tập trung.
Quản lý buồng phòng hiệu quả
Hệ thống cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực: sạch, bẩn, đang dọn hay cần sửa chữa. Nhân viên buồng phòng có thể báo cáo ngay.
Tối ưu hóa doanh thu và quản lý giá linh hoạt
Bạn dễ dàng thiết lập giá theo mùa vụ, ngày lễ hoặc công suất phòng. Các chương trình khuyến mãi như Early Bird, Last Minute hay gói dịch vụ kèm theo đều có thể được kích hoạt chỉ trong vài phút.
Quản lý chi tiêu và xuất hóa đơn chính xác
Mọi dịch vụ khách sử dụng (minibar, giặt ủi, thuê xe, spa…) đều được hệ thống ghi nhận đầy đủ. Khi khách trả phòng, hóa đơn VAT được in ngay lập tức với đầy đủ thông tin chính xác cho khách hàng.
Chăm sóc và xây dựng khách hàng trung thành
Hệ thống lưu trữ chi tiết sở thích, thói quen và ghi chú đặc biệt của từng khách hàng. Từ đó, khách sạn có thể cá nhân hóa trải nghiệm cho những lần lưu trú tiếp theo, triển khai email marketing, gửi voucher…
Báo cáo trực quan, ra quyết định chính xác
Phần mềm cung cấp đa dạng báo cáo: công suất phòng, doanh thu theo ngày/tháng, tỉ lệ kênh bán, nguồn khách hàng từ đâu…
Tăng cường bảo mật và an toàn
Toàn bộ dữ liệu kinh doanh và thông tin khách hàng được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây với nhiều lớp bảo mật, đảm bảo an toàn.
Kết nối và đồng bộ với các kênh OTA
Đây là lợi ích cốt lõi. PMS tích hợp Channel Manager giúp đồng bộ giá và số lượng phòng trên hàng trăm kênh OTA một cách chính xác.
Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý khách sạn hiện đại
Một phần mềm quản lý khách sạn hiện đại không chỉ giúp tự động hóa quy trình vận hành mà còn cần tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ, bao gồm:
Quản lý Lễ tân (Front Office)
PMS cần cung cấp sơ đồ phòng trực quan (Room Rack) để nhân viên dễ dàng quan sát tình trạng phòng trống, phòng đã đặt hoặc đang dọn.
- Quản lý đặt phòng (Booking)
- Check-in/Check-out
- Quản lý thông tin khách hàng (Folio)
Quản lý Buồng phòng (Housekeeping)
Hệ thống cần cho phép cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực, từ “đang dọn” đến “sẵn sàng” hoặc “cần sửa chữa”. Ngoài ra, tính năng phân công công việc cho nhân viên giúp tối ưu hiệu suất.
Quản lý Kênh phân phối (Channel Manager)
Đây là tính năng cốt lõi để khách sạn kết nối với hàng chục OTA. Hệ thống đồng bộ giá và tình trạng phòng 2 chiều với các kênh như Booking.com, Agoda, Expedia…
Công cụ Đặt phòng trực tiếp (Booking Engine)
Một phần mềm hiện đại phải tích hợp Booking Engine ngay trên website khách sạn, cho phép khách hàng đặt phòng trực tiếp mà không mất phí hoa hồng cho OTA.
Quản lý Hóa đơn & Thanh toán
Hóa đơn cần được gộp từ nhiều dịch vụ như phòng ở, nhà hàng, spa, giặt ủi… vào cùng một hệ thống. Đồng thời hỗ trợ in hóa đơn VAT khi cần.
Hệ thống Báo cáo & Phân tích (Reporting & Analytics)
Một PMS hiện đại phải cung cấp báo cáo trực quan: doanh thu theo ngày/tháng, công suất phòng, nguồn khách, hiệu quả từng kênh bán.
Chọn phần mềm PMS phù hợp cho cơ sở lưu trú của bạn
Việc lựa chọn đúng phần mềm PMS sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu và trải nghiệm khách hàng.
Bước 1: Xác định quy mô và nhu cầu thực tế
Khách sạn lớn, homestay nhỏ hay villa cho thuê đều có đặc thù riêng. Hãy xác định rõ quy mô và nhu cầu của mình.
Bước 2: Lựa chọn nền tảng (Cloud-based vs. On-premise)
Ngày nay, Cloud-based PMS được khuyến nghị mạnh mẽ nhờ khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Bước 3: Đánh giá các tính năng quan trọng
Xây dựng danh sách “must-have” từ các tính năng thiết yếu: quản lý lễ tân, buồng phòng, hóa đơn, báo cáo… Đặc biệt, Channel Manager là tính năng cần được ưu tiên.
Bước 4: Kiểm tra khả năng tích hợp
Một PMS hiện đại phải có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác như: khóa từ, phần mềm kế toán, POS nhà hàng và đặc biệt là các kênh OTA.
Bước 5: Yếu tố về chi phí và hỗ trợ
So sánh kỹ các gói giá, phí cài đặt, phí duy trì hàng tháng. Ngoài ra, hãy ưu tiên nhà cung cấp có hỗ trợ khách hàng 24/7 và đội ngũ kỹ thuật tại Việt Nam, để đảm bảo xử lý kịp thời mọi vấn đề phát sinh.
SetupOTA – Giải pháp quản lý khách sạn tối ưu
SetupOTA là đơn vị tư vấn độc lập chuyên hỗ trợ cơ sở lưu trú triển khai phần mềm quản lý khách sạn (PMS) và tối ưu kênh bán phòng OTA. Giá trị mà SetupOTA mang lại có thể tóm gọn qua 2 mảng chính:
Tư vấn & Triển khai PMS phù hợp
- SetupOTA phân tích nhu cầu thực tế của từng mô hình: khách sạn, homestay, villa.
- Hỗ trợ lựa chọn PMS đúng với quy mô, tránh lãng phí vào các tính năng không cần thiết.
- Đảm bảo PMS quản lý toàn bộ hoạt động: đặt phòng, check-in/out, buồng phòng, hóa đơn.
Tối ưu hóa kênh OTA
- SetupOTA giúp kết nối và đồng bộ với các OTA như Booking.com, Agoda, Expedia…
- Tư vấn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, cập nhật thông tin chuẩn SEO OTA.
- Thiết lập chiến lược giá cạnh tranh, triển khai khuyến mãi hiệu quả, tận dụng các chương trình như Genius, Early Bird, Last Minute.
- Tối ưu thứ hạng hiển thị để thu hút tối đa lượt đặt phòng.
Bạn đang băn khoăn chưa biết chọn phần mềm quản lý khách sạn nào cho cơ sở lưu trú của mình tại Đà Nẵng? Bạn muốn tối ưu hóa doanh thu từ các kênh OTA nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu?
Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của SetupOTA để tư vấn miễn phí giải pháp hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp
Nếu bạn đã có nền tảng PMS, đó là một lợi thế lớn. SetupOTA sẽ tập trung vào dịch vụ cốt lõi của chúng tôi là Tối ưu hóa các kênh bán phòng OTA.
Chúng tôi sẽ kết nối với phần mềm của bạn để:
- Phân tích hiệu quả hiện tại
- Xây dựng chiến lược giá cạnh tranh
- Tối ưu hóa hiển thị và nội dung
- Vận hành chuyên nghiệp
Thời gian triển khai phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của cơ sở lưu trú, nhưng thường sẽ theo lộ trình sau:
- 1-3 ngày: Khảo sát, tư vấn và giúp bạn lựa chọn phần mềm PMS phù hợp.
- 3-5 ngày: Phối hợp với nhà cung cấp để cài đặt, thiết lập hệ thống (tạo phòng, cài giá, phân quyền nhân viên).
- 1-2 tuần: Đào tạo nhân sự của bạn sử dụng thành thạo phần mềm.
- Từ tuần thứ 3 trở đi: Bắt đầu quá trình tối ưu hóa các kênh OTA và theo dõi hiệu quả.
Chi phí sẽ bao gồm hai phần chính:
- Phí bản quyền phần mềm PMS: Bạn sẽ trả trực tiếp cho nhà cung cấp phần mềm. Tùy thuộc vào quy mô và tính năng bạn chọn.
- Phí dịch vụ của SetupOTA: Đây là phí tư vấn, thiết lập ban đầu và dịch vụ đồng hành tối ưu kênh OTA sau đó.
