Trong quá trình triển khai bán phòng qua các kênh OTA như Booking.com, Agoda, Traveloka,… nhiều khách sạn, đặc biệt là khách sạn vừa và nhỏ, dễ gặp phải một số sai lầm cơ bản khiến hiệu suất kinh doanh kênh OTA không đạt như kỳ vọng. Dưới đây là các lỗi phổ biến nhất khi setup OTA và hướng dẫn setup OTA khách sạn từ đội ngũ SetupOTA – đơn vị đồng hành chuyên sâu trong tối ưu phân phối phòng khách sạn online.
Thiếu nhất quán và thiếu chuyên nghiệp trong thông tin khách sạn
Biểu hiện:
-
Mô tả khách sạn sơ sài, không nêu bật được điểm mạnh.
-
Ảnh chụp thiếu góc nhìn thực tế hoặc kém chất lượng.
-
Thông tin không đồng nhất giữa các kênh OTA.
Hệ quả:
-
Giảm mức độ tin cậy với khách hàng tiềm năng.
-
Tỉ lệ click thấp, tỉ lệ huỷ cao do trải nghiệm không đúng kỳ vọng.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
Chuẩn hoá nội dung mô tả: Tập trung vào vị trí, tiện nghi nổi bật, điểm khác biệt của khách sạn. Văn phong rõ ràng, dễ đọc, có điểm nhấn.
-
Đầu tư hình ảnh chất lượng cao: Tối thiểu 20 hình ảnh cho mỗi loại phòng và các khu vực như lễ tân, nhà hàng, khuôn viên,… đảm bảo thể hiện đúng không gian thực tế.
-
Đồng bộ thông tin trên mọi OTA bằng hệ thống Channel Manager, tránh sai lệch về mô tả, giá hoặc số lượng phòng.
Thiết lập giá và chính sách không linh hoạt
Biểu hiện:
-
Chỉ áp dụng một mức giá cố định cho mọi thời điểm.
-
Chính sách huỷ phòng quá cứng nhắc, không có lựa chọn cho khách.
Hệ quả:
-
Mất cơ hội cạnh tranh về giá vào những thời điểm nhạy cảm.
-
Tỉ lệ đặt phòng thấp, đặc biệt từ khách lẻ và khách quốc tế.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
Phân loại giá theo mùa, ngày trong tuần và hành vi đặt phòng: Giá cao vào cuối tuần/lễ; giá ưu đãi cho khách đặt sớm hoặc đặt phút chót.
-
Thiết lập đa dạng chính sách huỷ: Linh hoạt hơn với các lựa chọn “Miễn phí huỷ trước 3 ngày”, “Không hoàn huỷ” – giúp tăng chuyển đổi đặt phòng.
-
Tận dụng các chương trình khuyến mãi từ OTA như Genius (Booking), Early Bird, Last Minute,… để thu hút khách hàng mục tiêu.
Không phản hồi đánh giá khách hàng trên OTA
Biểu hiện:
-
Bỏ qua các đánh giá, đặc biệt là phản hồi tiêu cực.
-
Không có lời cảm ơn hoặc tương tác với các đánh giá tích cực.
Hệ quả:
-
Mất điểm trong hệ thống xếp hạng nội bộ của OTA.
-
Gây ấn tượng xấu với khách hàng đang tham khảo trước khi đặt.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
Phản hồi tất cả đánh giá một cách chuyên nghiệp và đúng mực: Với đánh giá tiêu cực, nhận lỗi và đưa ra phương án xử lý. Với đánh giá tích cực, thể hiện sự trân trọng.
-
Theo dõi và cải thiện dựa trên phản hồi thực tế: Xem đánh giá như công cụ đo lường chất lượng dịch vụ, không phải chỉ để “đối phó”.
-
Sử dụng phản hồi như công cụ marketing: Khéo léo lồng ghép thông tin về các cải tiến mới, tiện nghi mới trong phần phản hồi – giúp tăng độ hấp dẫn với khách khác.
Không sử dụng Channel Manager – Dẫn đến tình trạng overbooking
Biểu hiện:
-
Chủ khách sạn cập nhật tình trạng phòng thủ công trên từng OTA.
-
Khi có khách đặt phòng trên một kênh, các kênh khác không cập nhật kịp.
-
Dẫn đến tình trạng đặt trùng phòng (overbooking).
Hệ quả:
-
Gây mất uy tín với khách hàng, đặc biệt là khách quốc tế.
-
Bị OTA phạt, giảm thứ hạng hiển thị hoặc khóa tài khoản.
-
Tốn thời gian xử lý huỷ – bồi thường – đổi phòng.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
Tích hợp Channel Manager chuẩn OTA để đồng bộ thời gian thực giá, tồn kho phòng, đặt phòng trên tất cả các kênh (Booking, Agoda, Expedia…).
-
SetupOTA hỗ trợ cấu hình và đào tạo sử dụng Channel Manager bài bản, đảm bảo không xảy ra lỗi trùng phòng.
Không định vị đúng phân khúc khách hàng mục tiêu
Biểu hiện:
-
Mô tả phòng hoặc giá bán không phù hợp với đối tượng khách hàng chính (ví dụ: khách nội địa, khách châu Âu, khách du lịch bụi,…).
-
Sử dụng ảnh và tiện ích chung chung, không rõ phong cách hoặc điểm khác biệt.
-
Chạy chương trình khuyến mãi không phù hợp đối tượng.
Hệ quả:
-
Tỷ lệ hiển thị và đặt phòng thấp do không hấp dẫn với đúng khách hàng mục tiêu.
-
Tốn ngân sách khuyến mãi không hiệu quả.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
Phân tích lại phân khúc khách chính theo vị trí, tiện nghi, mùa vụ.
-
Viết lại mô tả phòng theo “ngôn ngữ của khách hàng” (ví dụ: phòng gần biển, tiện cho cặp đôi, phù hợp du lịch gia đình…).
-
Tối ưu hình ảnh, giá và các add-on (đưa đón, ăn sáng, thuê xe…) phù hợp với đối tượng cụ thể.
Bỏ qua công cụ phân tích dữ liệu và tối ưu hiệu suất OTA
Biểu hiện:
-
Không theo dõi tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate), tỉ lệ hủy đặt, giá trung bình/phòng.
-
Không phân tích đối thủ cạnh tranh, không biết mình đang bán đắt hay rẻ.
-
Không khai thác báo cáo từ Booking Extranet, Agoda YCS hoặc các dashboard phân tích.
Hệ quả:
-
Không có cơ sở để điều chỉnh chiến lược giá, khuyến mãi hay chính sách.
-
Dễ tụt thứ hạng hiển thị trong kết quả tìm kiếm trên OTA.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
Đào tạo sử dụng thành thạo các công cụ phân tích từ OTA: hiểu rõ hành vi đặt phòng, nguồn khách, tỷ lệ hủy, doanh thu/phòng,…
-
So sánh giá với đối thủ (Rate Intelligence), điều chỉnh giá linh hoạt từng giai đoạn.
-
SetupOTA cung cấp báo cáo theo tuần/tháng giúp khách sạn chủ động ra quyết định thay vì “bán phòng theo cảm tính”.
Không cập nhật thông tin phòng và tình trạng hoạt động thường xuyên
Biểu hiện:
-
Khách sạn đã sửa chữa, thay đổi tiện nghi, thêm dịch vụ… nhưng không cập nhật trên OTA.
-
Một số phòng đã không còn kinh doanh nhưng vẫn hiển thị để đặt.
-
Giờ nhận/trả phòng, chính sách trẻ em, ăn sáng… thay đổi nhưng thông tin vẫn cũ.
Hệ quả:
-
Gây hiểu lầm cho khách hàng, dẫn đến đánh giá kém, khiếu nại.
-
Bị OTA cảnh báo vì thông tin sai lệch, ảnh hưởng điểm chất lượng tài khoản.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
Thiết lập quy trình cập nhật định kỳ (hàng tuần hoặc mỗi khi có thay đổi).
-
Có bảng checklist các mục cần kiểm tra trên từng OTA.
-
SetupOTA hỗ trợ gói bảo trì OTA định kỳ: kiểm tra toàn bộ nội dung, đồng bộ và cập nhật thay mặt khách sạn.
Không tận dụng tối đa các chương trình khuyến mãi và ưu đãi của OTA
Biểu hiện:
-
Khách sạn không kích hoạt các ưu đãi như Genius (Booking), Last-minute deal, Early bird, Ưu đãi giờ vàng…
-
Không tận dụng tính năng Flash Deal hoặc Mức giá di động (mobile rates) để tăng hiển thị.
Hệ quả:
-
Giảm sức cạnh tranh với các khách sạn xung quanh.
-
Tỉ lệ click thấp, doanh thu không tối ưu trong mùa thấp điểm.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
SetupOTA xây dựng chiến lược khuyến mãi theo mùa vụ và theo hành vi tìm kiếm của khách hàng.
-
Kích hoạt đúng thời điểm, đúng kênh để tối đa hóa lượt hiển thị và đặt phòng.
-
Hướng dẫn sử dụng công cụ giá động (dynamic pricing) theo ngày, theo loại phòng.
Không quản lý hình ảnh đồng nhất trên các kênh OTA
Biểu hiện:
-
Cùng một phòng nhưng hình ảnh khác nhau giữa Booking, Agoda và Traveloka.
-
Một số hình ảnh bị mờ, sai góc chụp hoặc trùng lặp nhiều lần.
-
Ảnh không đầy đủ các khu vực quan trọng: nhà vệ sinh, ban công, sảnh, view…
Hệ quả:
-
Khách khó hình dung đúng trải nghiệm thực tế → tỷ lệ chuyển đổi thấp.
-
Mất uy tín khi khách đến thấy phòng khác xa hình ảnh → đánh giá xấu.
Giải pháp từ SetupOTA:
-
SetupOTA xây dựng bộ ảnh chuyên nghiệp, đồng nhất, sắp xếp theo logic đặt phòng: ảnh tổng quan, ảnh chi tiết tiện nghi, ảnh không gian xung quanh.
-
Tối ưu tên ảnh, thẻ ALT (nếu OTA hỗ trợ) để tăng SEO trong kết quả tìm kiếm.
-
Đồng bộ tự động qua Channel Manager hoặc cập nhật thủ công toàn bộ OTA cùng lúc.
Hướng dẫn thiết lập OTA (Online Travel Agency)
Dưới đây là hướng dẫn thiết lập OTA (Online Travel Agency) dành cho khách sạn, homestay, resort – được tối ưu theo quy trình chuyên nghiệp mà SetupOTA đang triển khai thực tế. Quy trình này giúp bạn đưa khách sạn lên các nền tảng như Booking.com, Agoda, Traveloka, Airbnb… một cách bài bản – đồng bộ – dễ quản lý – chuẩn SEO.
BƯỚC 1: CHUẨN BỊ THÔNG TIN TRƯỚC KHI TẠO OTA
Trước khi tạo tài khoản, bạn cần chuẩn bị:
1. Hồ sơ khách sạn:
-
Tên khách sạn (Tiếng Việt và tiếng Anh nếu có)
-
Địa chỉ chính xác trên Google Maps
-
Số điện thoại, email chính thức
-
Giấy phép kinh doanh hoặc hình ảnh mặt tiền (tuỳ OTA)
2. Thông tin phòng:
-
Danh sách các loại phòng
-
Số lượng từng loại
-
Diện tích phòng (m²)
-
Số người tối đa
-
Loại giường, tiện nghi, hướng nhìn
3. Hình ảnh:
-
20–30 ảnh chất lượng cao, không dính logo, watermark
-
Ảnh mặt tiền, phòng, phòng tắm, ban công, nhà hàng, sảnh lễ tân…
-
Ảnh theo chiều ngang, tối thiểu 1024px
4. Chính sách:
-
Giờ nhận/trả phòng
-
Chính sách huỷ phòng
-
Chính sách trẻ em, vật nuôi
-
Ăn sáng có tính phí không?
BƯỚC 2: TẠO TÀI KHOẢN OTA
Các nền tảng phổ biến:
Quy trình đăng ký:
-
Truy cập trang đăng ký và tạo tài khoản chủ cơ sở lưu trú.
-
Nhập thông tin khách sạn, địa chỉ, sơ lược mô tả.
-
Cập nhật chi tiết từng loại phòng.
-
Tải lên hình ảnh.
-
Thiết lập giá phòng.
-
Cập nhật chính sách đặt phòng, huỷ phòng.
-
Chờ hệ thống kiểm duyệt (1–3 ngày).
-
Xác minh qua email hoặc gọi điện.
Lưu ý: Booking và Agoda thường yêu cầu thêm mã PIN gửi qua bưu điện để xác minh địa chỉ – quá trình này mất 7–14 ngày.
BƯỚC 3: TỐI ƯU GIAO DIỆN BÊN TRONG OTA
Sau khi tạo xong tài khoản, đừng vội kích hoạt. Bạn cần tối ưu:
1. Tiêu đề mô tả:
-
Ngắn gọn, hấp dẫn, có từ khoá địa phương
-
Ví dụ: “Minh Tâm Hotel – Phòng gần biển Mỹ Khê, Đà Nẵng”
2. Mô tả chi tiết:
-
Tập trung vào điểm mạnh: gần biển, view đẹp, có hồ bơi, sân vườn, bữa sáng,…
-
Viết rõ lợi ích: “Chỉ 3 phút đi bộ ra biển – View thành phố từ tầng thượng – Có thang máy”
3. Danh sách tiện nghi:
-
Tích chọn đầy đủ (wifi, điều hoà, tivi, máy sấy tóc, chỗ đậu xe,…)
4. Giá linh hoạt:
-
Thiết lập giá theo mùa cao điểm/thấp điểm
-
Tạo mức giá dành cho khách di động (mobile rate), Genius (Booking), deal phút chót…
BƯỚC 4: KẾT NỐI CHANNEL MANAGER (nếu có nhiều kênh)
Nếu bạn sử dụng từ 2 OTA trở lên, nên dùng Channel Manager để:
-
Đồng bộ giá, phòng trống, đặt phòng trên tất cả kênh
-
Tránh overbooking
-
Dễ quản lý từ 1 nơi duy nhất
Một số phần mềm phổ biến SetupOTA hỗ trợ:
-
ezCloud
-
SmartHotel
-
Cubilis
-
Cloudbeds
BƯỚC 5: KÍCH HOẠT TÀI KHOẢN VÀ THEO DÕI ĐẶT PHÒNG
Sau khi hoàn tất và được duyệt:
-
Kích hoạt tài khoản
-
Kiểm tra hiển thị thử bằng cách tìm tên khách sạn trên Google hoặc trong app OTA
-
Theo dõi đặt phòng hàng ngày
-
Phản hồi đánh giá, xử lý huỷ đặt nếu có
-
Đọc báo cáo, tối ưu giá theo hiệu suất
SetupOTA – Dịch vụ Thiết Lập OTA Chuyên Nghiệp Cho Khách Sạn, Homestay, Resort
Trong thời đại số, hơn 90% khách du lịch có xu hướng đặt phòng thông qua các nền tảng OTA (Online Travel Agency) như Booking.com, Agoda, Traveloka, Airbnb… Tuy nhiên, việc thiết lập và vận hành hiệu quả hệ thống OTA không hề đơn giản. Nhiều chủ khách sạn, homestay gặp khó khăn trong khâu đăng ký, tối ưu hiển thị, quản lý giá phòng và phản hồi đánh giá, dẫn đến việc mất khách, hiển thị kém và doanh thu không như kỳ vọng.
SetupOTA ra đời để giải quyết bài toán đó – giúp khách sạn của bạn tiếp cận hàng triệu khách hàng trực tuyến một cách bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Vì sao khách sạn cần chuyên gia hỗ trợ setup OTA?
Khác với suy nghĩ đơn giản chỉ cần đăng ảnh và thông tin, việc setup OTA thực chất là cả một quy trình tiếp thị trực tuyến chuyên sâu: từ tối ưu nội dung, hình ảnh, giá phòng, cho đến vận hành, xử lý đơn và chăm sóc đánh giá.
Việc sai sót trong khâu thiết lập ban đầu có thể khiến tài khoản bị khóa, hiển thị kém hoặc không bán được phòng trong thời gian dài.
SetupOTA mang đến một giải pháp toàn diện để bạn yên tâm hoạt động mà không phải lo về mặt kỹ thuật hay chiến lược phân phối online.
Dịch vụ Setup OTA trọn gói từ SetupOTA bao gồm:
1. Tư vấn & tạo tài khoản OTA đúng chuẩn
-
Tư vấn lựa chọn nền tảng phù hợp: Booking.com, Agoda, Traveloka, Airbnb…
-
Tạo tài khoản chính chủ, đầy đủ hồ sơ pháp lý, không bị trùng lặp hay lỗi xác minh
2. Thiết lập nội dung chuyên nghiệp
-
Viết mô tả phòng và khách sạn theo chuẩn SEO, hấp dẫn, tăng tỷ lệ chuyển đổi
-
Cập nhật hình ảnh đẹp, đúng tiêu chuẩn OTA (kích thước, định dạng, bố cục)
-
Thiết lập chính sách nhận/trả phòng, huỷ phòng, quy định trẻ em, vật nuôi…
3. Cài đặt giá linh hoạt & khuyến mãi
-
Cấu hình giá phòng theo mùa, ngày lễ, ngày thường
-
Tích hợp các chiến dịch khuyến mãi: Mobile Rate, Deal phút chót, Ưu đãi khách mới…
4. Kết nối Channel Manager (nếu sử dụng nhiều OTA)
-
Đồng bộ giá, tồn kho, đơn đặt trên tất cả kênh
-
Tránh overbooking và tối ưu vận hành
5. Hướng dẫn & hỗ trợ vận hành sau setup
-
Đào tạo sử dụng giao diện OTA
-
Hướng dẫn cách xử lý huỷ đặt, đánh giá tiêu cực
-
Tối ưu hiển thị và tăng hiệu suất bán phòng định kỳ
Lý do nên chọn SetupOTA
-
Quy trình chuyên nghiệp, rõ ràng, nhanh chóng
-
Kinh nghiệm triển khai cho hàng trăm khách sạn từ 2 đến 5 sao
-
Am hiểu thuật toán và chính sách của từng nền tảng OTA
-
Đội ngũ hỗ trợ 1:1, cam kết đồng hành đến khi có đơn đều
Liên hệ ngay để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất.
